公文的格式标准

公文的格式标准,公文文书成文之后,必须按照规定的格式印制文件才能发挥作用,产生法律效力。

公文的格式标准
 
总起来说,一份完整的公文,由文头、主文和文尾三部分组成。下面分别做些说明:
 
1. 文头部分
 
文头,又称版头。主要包括公文份数序号、秘密等级、紧急程度、发文机关标识、发文字号和签发人等内容,位于公文首页上端,占文件首页面积的三分之一或五分之二,用间隔线与正文分开。
 
(1)公文份数序号。这是同一文稿印数的编号,用阿拉伯数码顶格标识在版心上角,无密级公文可不用。
 
(2)秘密等级和保密期限。这是指涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限。公文的秘密等级分为秘密、机密、绝密。其标识在版心上角,秘密等级与保密期限用“”隔开,如“机密一年”。
 
(3)紧急程度。这是表明公文送达和办理的时限要求。紧急公文应根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”等字样,其位置在版心上角保密等级和保密期下方。
 
(4)发文机关标识,即文件名称。一般由发文机关全称或规范简称加“文件”二字组成,如“湖北省人民政府文件”。几个单位联合发文时,主办单位名称排列在前面。文件名称位于文头部分的正中,用红色字体。
 
(5)发文字号。由机关代号、年份、序号三部分组成,(如“国发[2007]×号”),位于文件名称下方正中,主要为了分类、统计,同时也便于引用查询。
 
(6)签发人。指发文机关最后核查并批准公文向外发出的领导人姓名,位置在发文字号的同行右侧。签发人只用于上报公文。

公文的格式标准
 
2. 主文部分
 
主文是文件的主体和核心,包括标题、主送机关、正文、署名和印章、成文日期、附注等内容。
 
(1)标题。公文标题即公文正文的题目,一般由发文机关、事由、文种三部分构成,位置在文头横线以下。
 
(2)主送机关。主送机关又叫“抬头”、“上款”或“受文机关”,是指公文的受理机关。位置在正文之前,标题之下,顶格写,尾加冒号。
 
(3)正文,公文的具体内容。通俗地说,就是发文机关为解决问题需要而采用某一文种(如“通知”、“通报”、“请示”、“报告”)写成的文章。
 
(4)附件。随文附上的有关材料,如图表统计数字等,用于对正文内容的补充、说明和印证。位置在正文的下行。
 
(5)发文机关署名落款、注明成文日期、加盖机关公章。
 
3. 文尾部分
 
文尾又称版记,包括主题词、抄送机关、印发机关、印刷日期、印数、附注和页码等内容。
 
(1)主题词。主题词是用于揭示公文的主题思想和核心内容的规范化的名词或名词性词组。标准主题词必须从有关主题词表中选用,一份公文的主题词一般不超过5个。主题词应居左顶格,按表达的概念大小,由大到小依次排列,且最后一个主题词必须是文种名称。
 
(2)抄送机关。除主送机关外需要执行或知晓的其他机关,在主题词下一行。
 
(3)附注。对公文内容或有关事项、要求的注释与说明,在成文时间的下一行。
 
(4)印发机关和印发时间,位置在抄送机关下一行。
 
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