公文写作的基本要求

公文写作的基本要求,一份公文写的内容清楚明了,文字简练确切,解决问题的措施得力,就能促进党和国家各项方针政策的贯彻执行,推动各项工作的开展;反之,一份思路不清、冗长杂乱、前后矛盾、不切实际的公文,必然使人费解或发生误解,以至失时误事,影响工作,甚至造成严重的损失。

公文写作的基本要求
 
不同种类的公文,有不同的具体要求和写作方法。但是,不论哪一种类的公文,都必须做到以下几项要求:
 
1. 要符合党和国家的方针、政策、法律、法令和上级机关的有关规定
 
党和国家的方针、政策、法律、法令体现了全国人民的根本利益,各级机关必须遵照执行。这是我们的事业胜利的根本保证。各级机关制发的公文,从根本上说,都是为了更好地贯彻执行党和国家的方针、政策、法律、法令和上级的有关规定。下级机关公文的权威性和约束力也在这里。从横向上说,一份公文往往涉及许多方面,受到许多的约束,因此,必须注意与各方面的政策法规相一致,防止互相抵触。这就要求公文的起草人必须认真学习政治理论,学习研究党和国家的方针政策、法律法令,不断提高理论水平和政策水平,以马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想的立场、观点和方法分析问题、解决问题。
 
2. 要符合客观实际,符合工作规律
 
公文是用来办事的文章,是据以解决问题的文章,必须实实在在。事实要真实可靠,数字要确实无误,结论要符合实际,办法要切实可行。这也就是说,公文的内容必须从实际出发,符合客观实际,符合工作规律。因此,公文起草人不能闭门造车,生逼硬挤,必须深入实际,调查研究,切实掌握新情况,分析新问题;同时要精通本行业务,学习有关知识,避免拟写公文时说“外行”话,抓不到点子上,说不到要害处。只有这样,才能真正运用唯物辩证法观察问题,有针对性地提出解决问题、指导工作的意见和措施,实事求是地答复和处理问题,踏踏实实地推动工作。
 
3. 公文的撰写和修改必须及时,迅速,反对拖拉、积压

机关工作居于组织领导地位,更要注意时效。
 
因此,公文的撰写和修改也必须有一个紧迫的时间观念。有些紧急要件,有明显的时间要求,超时限就会误事,给工作造成损失。有些公文,虽然没有十分明显的时间要求,但也不可掉以轻心,迟缓拖延,否则也会影响公文的效用。

公文写作的基本要求
 
4. 词章必须准确、严密、鲜明、生动
 
这是公文能否具有高质量的重要因素之一。所谓词章,包括公文的结构、逻辑、文法、修辞等。具体说,应注意以下几点:
 
(1)条理要清楚。公文内容要有主次,有纲有目,层次分明,中心突出,一目了然,即使是较长的公文也应开门见山。一开头就要提出要点,用极简要的文字点出全文的中心,以唤起阅读者注意,并有一个总的概念,然后再分段陈述。长文分若干段时,每段也应采用这种方法。公文有几层意思或几项要求时,要注意按照条理分清层次,以数目字标明段落和项目,使眉目清楚。
 
(2)文字要精练,篇幅要简短。简明是现代文书发展的趋势。写公文要惜墨如金,只要把意思表达清楚就行,该短则短,用一个字就能表达明白的,就不用两个字。公文的语言文字,要求庄严郑重、朴实无华、简明扼要,不宜使用文艺作品中经常使用的描写、抒情等表达方法,也不要乱用形容词,矫揉造作,更不要乱用文言词语,而应直截了当,一是一,二是二,实话实说,不穿靴戴帽,不故弄玄虚,不短话长说。拟完草稿后,要反复修改,压缩文字,竭力将可有可无的字、句、段和不必要的空话、套话删去。
 
(3)遣词造句要准确。公文要讲究提法、分寸,措辞用语要准确地反映客观实际,做到文如其事,恰如其分。比如:一项工作只完成一部分,就不能说“基本上完成”;一项活动只有一部分人参加,就不能说“普遍参加”等。引用有关公文时,要写明此公文的标题、编号和发文时间。数字除公文编号、统计表、计划表、序号、专用术语和其他必须用阿拉伯数字表示者外,一般用汉字书写。
 
(4)说理要合乎逻辑。公文的观点要明确,概念要准确,切勿模棱两可,含糊其辞,以至产生歧义,耽误工作。推理要合乎逻辑,不能胡乱联系和主观武断。
 
(5)造句要合乎文法,通俗易懂,并注意修辞,不要随便生造一些难解其意的缩略语。如果是约定俗成,已为大家所公认的,也可以使用。如“省委”、“省政协”等,但在正式的比较严肃的公文中,应该使用全称。
 
(6)要正确使用标点符号。乱用标点符号,往往有碍文意的正确表达,必须引起高度重视。
 
5. 要符合保密制度的要求
 
党和国家的机密,绝大部分包含在各种公文中。拟制公文时,对于机密材料的使用,一定要审慎,凡拟写具有机密内容的公文,必须严格按保密规定,划定并标明机密等级,以便按保密程序印制封发,确保党和国家机密的安全。
 
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